¿Cómo deduzco el gasto invertido en evitar contagios de COVID-19 en mi empresa?

Con la pandemia de coronavirus, las empresas pueden tener gastos considerables en productos para evitar contagios, y en pruebas para detectar si algunos de sus empleados tienen COVID-19.

Se trata de gastos para evitar contagios en las empresas, que pueden ser deducibles si se respalda de manera adecuada. Esto de acuerdo con dos integrantes de BHR México, una de las 10 firmas más importantes del país.

Consejos técnicos para respaldar las deducciones

Lizeth Flores Delgado, gerente de Contabilidad de BHR México, compartió cuatro consejos técnicos para respaldar este tipo de deducciones:

Estrictamente indispensable [LISR 27]

La Ley del Impuesto sobre la Renta (LISR) establece los requisitos que las deducciones autorizadas deben reunir. Entre otros, existe el que indica que los gastos a deducir tienen que ser estrictamente indispensables para los fines de la actividad del contribuyente. [LISR 27, fracción I].

La especialista dijo que el primer requisito que se tiene que cumplir, para deducir los gastos para evitar contagios, es que los gastos deben ser estrictamente indispensables. La especialista señaló que por la situación que estamos viviendo actualmente, las empresas deben cumplir lo que establece la Ley Federal del Trabajo (LFT). Específicamente en el artículo 132, fracción XIX Bis:

“Son obligaciones de los patrones: cumplir con las disposiciones que en caso de emergencia sanitaria fije la autoridad competente, así como proporcionar a sus trabajadores los elementos que señale dicha autoridad, para prevenir enfermedades en caso de declaratoria de contingencia sanitaria”.

Por eso, Flores Delgado consideró que para que las empresas puedan seguir operando es estrictamente indispensable cuidar a los empleados. Esto lo lograrían gastando en seguridad e higiene para evitar contagios en las empresas.

Razón de negocios [CFF 5-A]

Como parte de los cambios fiscales para 2020, se adicionó una regla general antiabuso en el artículo 5-A del Código Fiscal de la Federación (CFF):

“Los actos jurídicos que carezcan de una razón de negocios y que generen un beneficio fiscal directo o indirecto, tendrán los efectos fiscales que correspondan a los que se habrían realizado para la obtención del beneficio económico razonablemente esperado por el contribuyente”.

La especialista dijo que el segundo requisito que se tiene que cumplir, para deducir los gastos para evitar contagios, es la  razón de negocios. Porque sino, en teoría, no se podría hacer la deducción.

Para cumplir con este requisito, Flores Delgado indicó que la deducción se tiene que respaldar con un contrato que demuestre la razón de negocios. Esto para los gastos que valgan la pena. Porque para el 2020 es obligatorio que los contribuyentes tengan los contratos de los gastos que van a erogar.

Materialidad de los actos [CFF 69-B]

La especialista dijo que otro requisito que se tiene que cumplir es el de la materialidad de los actos o de los servicios que los proveedores proporcionen. Esto para cumplir con el artículo 69-B del CFF.

Dicho artículo establece que los contribuyentes deben demostrar que tienen “activos, personal, infraestructura o capacidad material, directa o indirectamente, para prestar los servicios o producir, comercializar o entregar los bienes que amparan tales comprobantes”.

Flores Delgado señaló que en el caso de las deducciones por gastos para evitar contagios en las empresas, la nómina o el soporte documental de una subcontratación acorde a la ley sirven para demostrar la materialidad de los actos. Esto se debe a que una compañía sin empleados no puede decir que está cuidando de ellos y fácilmente le podrían rechazar la deducción.

Cumplir con los requisitos de los comprobantes [CFF 29 y 29-A]

Además de los consejos anteriores, la gerente de Contabilidad de BHR México señaló que los comprobantes fiscales  Digitales por Internet (CFDI), por los productos, pruebas o servicios contratados, deben cumplir con los requisitos establecidos. [CFF 29 y 29-A].

LA NUEVA OFICINA

Ya hay más de 100 empresas que ya instrumentan planes de teletrabajo; en las oficinas, crece la tendencia de espacios laborales que no son exclusivos.

Tanto el espacio abierto u open space -un concepto de oficinas sin barreras que dividan a los empleados- como el hot desking -asignación variable de escritorios de modo que nadie ocupe siempre el mismo- son dos tendencias que llegaron para quedarse, y pueden ser considerados como una variable para reducir costos o para promover la circulación de ideas, ejemplos y talento.

"Hoy si un nuevo diseño, cualquiera que sea, es sólo una cuestión decorativa se cae por su propio peso", explica Jorge Mocetti, director de RR.HH. para Europa de AC Nielsen, una empresas que está experimentando en carne propia el hot desking en los 1000 metros de oficinas que tiene la compañía de investigación de mercado en Ginebra.

No son los únicos. El escritorio propio, con cajones para guardar útiles y materiales varios, alguna foto familiar y/o un dibujo de los hijos parece ser una utopía en un futuro cercano. Esta denominación proviene del llamado hot bedding (camas calientes), una práctica común en las organizaciones militares -especialmente en los submarinos-, en la que los miembros de la tripulación se turnan para usar una misma cama para así maximizar el escaso espacio del que se dispone.

Esta tendencia no viene sola. Laura Roldán, ejecutiva de Mercer, explica que la mitad de las empresas de su base de datos, unas 212 compañías en la Argentina, ya implementan el teletrabajo y muchas de ellas tienen escritorios que no son exclusivos a disposición de los teletrabajadores.

Desde el Ministerio de Trabajo también se favorece esta modalidad con el Programa de Seguimiento y Promoción del Teletrabajo en. Empresas Privadas (PROPET), Según el ministerio, algunas ventajas de esta manera de trabajar son: mejorar la calidad del empleo; optimizar la calidad de vida del teletrabajador; mejorar el medio ambiente evitando mayor contaminación; conciliar el ámbito laboral con el familiar e incluir a los grupos más vulnerables, entre otras.

En AC Nielsen, además, la nueva estructura ayudó a que las jerarquías no pesaran de la misma manera, y que la comunicación entre los jóvenes de la Generación Y y los mayores de la X se hiciera más accesible. "El hecho de que desaparecieran las oficinas, incluso para el presidente, hizo que los mayores pudiéramos participar de cosas que los jóvenes organizan entre ellos. La circulación más fluida de la comunicación refrescó el ambiente en muchos sentidos", comenta.

En el nuevo diseño, ninguna de las 70 personas que trabajan en la firma tiene un escritorio, ni siquiera aquellos que ocupan los cargos más altos. Por el contrario, hay espacios de trabajo, con modernos monitores de 22 pulgadas, y todo tipo de enchufes y conexiones para laptops y celulares. "El que llega temprano se acomoda en el lugar que le resulta más placentero y los que llegan más tarde se sentarán en el fondo", describe Mocetti.

Los teléfonos se desprograman automáticamente cada noche y a la mañana, al llegar a esa ubicación, se reprograman con una clave. "Hay que aprender a concentrarte porque si bien hay auriculares, en cada puesto hay algo de ruido", admite. Cada uno tiene un casillero con llave donde se pueden guardar los objetos personales.

También en la empresa alemana Siemens se comenzó a implementar el hot desking, desde agosto pasado cuando mudaron parte de sus oficinas a Munro, "Hay un escritorio cada tres personas, lo que implica que algunos tienen que teletrabajar. Eso suma a la calidad laboral", cuenta un vocero de la firma, Francisco Do Pico. "Además hay mejor clima y más integración en el equipo", relata y agrega que -igual que en Nielsen- cada empleado tiene su locker para guardar sus cosas.

"Nosotros lo hacemos para integrar a las diferentes divisiones del grupo", dice Daniel Iriarte, director ejecutivo de Michael Page en el país, respecto a los espacios sin oficinas. "La gente aprende más rápido y vive las experiencias de los demás", agrega. No obstante, afirma que hay que tener cuidado con la "información confidencial" y saber que el nuevo espacio no elimina las jerarquías.

Jorge Cámpora, director de la maestría en Coaching Organizacional de la Universidad del Salvador, afirma: "la horizontalidad contribuye a la expansión de talentos, pero de nada sirve que la arquitectura la promueva si eso no se vincula con la gestión de esa libertad, de esa interacción".

"La arquitectura suma para el trabajo colaborativo, pero lo relevante es el comportamiento de los líderes: que sean abiertos y que promuevan esa apertura", coincide Jorgelina Albano, titular de la consultora Ritmus y experta en desarrollo a organizacional.

Pero no todo es color rosa. En muchos casos, cuando los espacios son tan abiertos, "se genera estrés y por supuesto, lo más evidente, ruido", opina. Además, hay que tener en cuenta que no siempre el talento, la creatividad, la eficiencia o la innovación surgen de estar permanentemente en grupos o sin privacidad. Para que Apple pudiera existir hubo un carismático Steve Jobs, pero también un ingeniero introvertido que disfrutaba armando y desarmando computadoras en soledad como Steve Wozniak.

La interrupción y la escasa concentración parecen ser la vanguardia. Pero aún hay muchas tareas que precisan del silencio y la intimidad para crear ideas que luego se difundan en una organización sin barreras.

LA NUEVA OFICINA

Espacios de todos
Un escritorio por empleado es una forma de trabajo que está en extinción. Las empresas comienzan a aprovechar los beneficios del teletrabajo y tienen escritorios vacíos a disposición de cualquier persona que los necesite.

Cuidar al otro

Los especialistas esgrimen que para que estos modelos puedan implementarse exitosamente es preciso impulsar una cultura organizacional en la que primen el cuidado y el respeto por el otro.